Management Managing Others Managing Yourself

TIME MANAGEMENT: MEET THE MONKEY

January 20, 2016
ENPL

 

Some call it a jungle gym, others an never-ending catching up. All I can tell you is that the managerial position may prove tricky at least at the beginning. Not only you enter the unknown and either you swim or sank, but there will be a lot of pressure to get things done. With limited resources at your disposal, the one thing you may struggle with the most is time.

Time management – my Lord. There are thousands of articles available out there which seems to provide the quick fix. There are hundreds of books being published that you may have explored already. Still, you spend another weekend at work. Otherwise things just get unbearable on Monday.

Does the quick fix exists? Not that I am aware (feel free to enlighten me!)

Do I have an answer to your time management issues? No

Did I find something interesting. Yes!

I found Monkeys. I mean, Bill Oncken founded it in 1974 when he published his now classic article “Managing Management Times: Who’s Got the Monkey”*

Monkey = Next Action/Next Move**

So, by Monkey we understand ‘the next move’. If the ‘next move’ is yours it means nothing will move unless you do. There will be no progress with the project until you move. I can tell you, once you are in managerial position you will be dealing with thousands of monkeys: upward-leaping monkeys (from those who report to you), sidewards-leaping monkeys (from those at the same level as you but from a different department) and downward-leaping monkeys (from those who you report to).

To some extent, as a manager you will play an advisory role to the team members. This means when they have a problem they will come to you [which is a good thing] and say: “Lady Boss, we have a problem”. You have only 5 min as you are rushing for a meeting with your boss… They explain what’s the issue and 10 min later, you say: “I need to go but let me think about it and I will come back to you”. Now, the Monkey is yours while your staff moves on to the next task. Your day continues to be manic as it turns out there have been a press leak. The next two days are spent on fire fighting. Day 3, you arrive at your desk to hear: “Lady Boss, how are you doing with the issue we discussed two days ago”?

Can you see the Monkey? You accepted the Monkey when you say: “…and I will get back to you”. Whoever passes you the Monkey will not move. The next move is yours.

For clarity, there are some monkeys which will only belong to you as specified in your job role. The most important is not to pick up someone else’s monkeys. Next time, you hear: “We have a problem”, you say: ” Send me your proposed solution” rather than “I will get back to you”. On this occasion, it is actually your staff member that owns the monkey. It is a situation when your staff who is perfectly equipped and skilled to bring a solution, actually get to deal with the monkey without passing it to no one else. In this way, you have just prevented another monkey from leaping onto your shoulders.

Remember as a manager you need to manage and not to be managed. Do not play the rescuer – do not do for others what they can do for themselves as this can create unnecessary dependency which might ultimately lead to a bottle neck where all the decisions, even the most ordinary, will have to be run by you. This would be counter-productive wouldn’t it?

Plus, I am sure you will find this helpful especially if you are a parent. Kids are masters at passing monkeys: “Dad, we want to play football on Sunday”, “Mum, I am bored”, “Mum, I cannot find my toys” and so one and so forth…

So, how to deal efficiently with the Monkey business? Stay tuned and subscribe to Prospectus. You will be immediately notified once “Monkey Business – The Solution” is published.

Also, I would love to hear the stories of your daily Monkeys? What are you doing for others what they could do for themselves? 


  • *You can read the full article here
  • **Monkey is not a problem nor a project, it is simply the next move

Dla niektórzy to plac zabaw, dla innych to niekończące się nadganianie z “robotą”. Jedyne co mogę wam powiedzieć to że bycie managerem może być trudne, przynajmniej na początku. Wkraczamy na nieznane wody gdzie albo szybko nauczymy się pływać albo utoniemy, ale na pewno czeka nas nieustanna presja na szybkie wykonanie zadania. Przy ograniczonych środkach którymi dysponujemy tym czego będzie brakować nam najbardziej będzie czas. 

Zarządzanie czasem – są tysiące dostępnych artykułów które wydają się dawać nam doraźne rozwiązania. Setki publikacji które być może już przejrzeliście. Ale i tak  kolejny raz łapiemy się na tym, że weekend spędzamy w pracy po to, by poniedziałek był jakkolwiek znośny.

Czy doraźne rozwiązania w ogóle istnieją? Ja o nich nie wiem (oświećcie mnie jeżeli się mylę)

Czy mam odpowiedź na dręczące Cię pytania dotyczące zarządzania czasem? Nie.

Czy wiem coś co może was zainteresować? Tak!

Znalazłam Małpę. Znaczy się Bill Oncken ją znalazł w 1974 kiedy to opublikował swój, będący dziś klasykiem artykuł: ”Zarządzanie zarządzaniem czasu: Kto ma małpę?”*

Małpa = następny ruch**

Pod pojęciem “Małpa” kryje się nic innego jak nasz następny ruch. Jeżeli masz małpę, oznacza to że nic nie ruszy z miejsca dopóki ty z niego nie ruszysz. Praca nie posunie się naprzód ani o centymetr. Zapewniam cię, że bycie managerem oznacza radzenie sobie z tysiącami małp dziennie. Tymi które dostaniesz od swoich podwładnych, małpami operującymi na twoim poziomie (tych lądujących na twoich plecach z innych działow) czy w końcu małpami które dostajesz od swojego szefa.

Do pewnego stopnia, jako manager pełnimy rolę doradczą dla zespołu. Znaczy to tyle, że z problemem przyjdą do Ciebie i powiedzą: “szefowo, jest sprawa”. Może zdarzyć się tak że będziesz mieć maksymalnie 5 minut między spotkaniem a spotkaniem. Problem zostanie Ci wyłuszczony, na co powiesz: “ teraz muszę lecieć, ale dajcie mi to przemyśleć i wrócimy do tego”. Tym sposobem małpa wylądowała na twoich plecach, a zespół zajmuje się czym innym. Dzień okazuje się być koszmarny, a w natłoku obowiązków najzwyczajniej w świecie zapominasz o sprawie a po tygodniu niczym bumerang ktoś z zespołu wraca z pytaniem: “szefowo, co z tą sprawą o której rozmawialiśmy w zeszły poniedziałek?

Oto małpa! Wzięłaś ją, tydzień wcześniej. A kto ma małpę, do tego należy następne posunięcie. Twój ruch!

Są takie małpy ktore bedą należeć do Ciebie ponieważ wymaga tego twoja rola w zespole. Problem pojawia się wówczas gdy zajmujemy sie cudzymi małpami! Następnym razem gdy ktoś powie “mamy problem”, zamiast odłożyć to na potem powiedz: “proszę o możliwe scenariusze jego rozwiązania”. Twoi współpracownicy na pewno sobie z nim poradzą, mają wszelkie  możliwości i doświadczenie, by samemu poradzić sobie z małpą bez obarczania nią kogoś innego. Tym sposobem zapobiegamy sytuacji gdy to sympatyczne zwierzę siedzi nam na głowie. 

Musimy pamiętać że jako manager zarządzamy a nie jesteśmy zarządzani. Nie bawimy się w niańkę, i nie wyręczamy nikogo z pracy którą ktoś z powodzeniem może wykonać sam. Może to doprowadzić do niezdrowej sytuacji gdy wszystkie nawet najbardziej błahe decyzje będą przechodzić przez Ciebie. Efekt kolektywnego wysiłku byłby wtedy odwrotny od zamierzonego.

Dodam że cała ta małpia sprawa może przyjść nam z pomocą jeżeli jesteśmy rodzicami. Dzieci są mistrzami w rozdawaniu małp. “Tato chcemy pograć w nogę w niedzielę”, “mamo, nudzi mi się”, “mamo nie mogę znaleźć zabawek”.

Jak więc radzić sobie skutecznie z małpią robotą? Zachęcam do subskrybowania bloga. Już niedługo druga cześć “Małpiego Biznesu – Dostępne Rozwiązania”.

A Wy z jakimi małpami najczęściej się spotykacie?


  • *Cały artykuł dostępny tutaj
  • **Małpa to nie problem ani project, to po prostu następny ruch

Tłumaczenie :  Mateusz Miński

Agata founded Prospectus to share inspiration and her managerial experience as a way of encouraging others not to be afraid to take executive decisions in both their professional and private life. Launched in December 2015, Prospectus is a growing collection of conversations around management, leadership, personal finance & professional attire.

You Might Also Like

3 Comments

  • Reply Monia January 27, 2016 at 8:15 pm

    A to ciekawe! Codziennie każdy z nas ma takie sytuacje i nawet nie zdaje sobie sprawy,że to właśnie takie “małpy”! Bardzo fajny artykuł, uświadamia zeby nie przyjmować na siebie oraz nie obciążać innych problemami i sprawami do zalatwienia, tylko postarać się rozwiązać je samodzielnie 🙂

    • Reply Agata Lemos February 7, 2016 at 6:40 pm

      Bingo 🙂 Czasem czujemy, ze cos jest nie tak,a ale nie umiwmy tego sprecyzowac. A to po prostu ‘Malpy’ 🙂

  • Reply Emilia Lis January 25, 2016 at 12:59 pm

    Coś w tym jest… Chyba często bagatelizujemy te “małpy”, a potem okazuje się, że skaczą wciąż po drzewach w naszej dżungli i ciężko jest się ich pozbyć;)

  • Leave a Reply